Het team Commercial Motor is binnen Allianz af en toe een vreemde eend in de bijt. Het klinkt wellicht raar, maar we zijn bijna een mini‑bedrijf binnen de organisatie. Drie jaar geleden zijn namelijk meerdere afdelingen samengevoegd: het MidCorp Fleet Underwriting‑team, de fleetcollega’s van General Underwriting, het Fleet Risk Management‑team en het Client Success Management‑team. Door deze samenstelling hebben we alle expertise rondom MidCorp‑ en SME‑fleetcontracten op één plek bij elkaar gebracht. Dit is destijds gedaan om zoveel mogelijk waarde toe te voegen voor onze klanten. Om dit verder te versterken hebben we op de afdeling ook een eigen data‑ en reportinganalist en een communicatiespecialist.

Wat deze samenstelling ons vooral brengt, is een rijk palet aan perspectieven, achtergronden en ervaringen in het team. Zo hebben we collega’s die van oorsprong IT’er zijn, businessanalist, autoverkoper of HR-professional (zoals ikzelf). Sommigen komen vanuit operations of claims terwijl anderen juist al jaren underwriter zijn. Die diversiteit levert allerlei kansen op. En dat kwam heel goed van pas bij een van onze afdelingsjaarplannen in 2025.

Aan het eind van elk jaar voert Allianz standaard de Engagement Survey uit, een enquête om de tevredenheid van de medewerkers te meten. Uit de resultaten van 2024 bleek dat collega’s op de afdeling sommige processen als inefficiënt ervaarden en dat men te weinig tijd had om hun werk goed te verrichten. In andere woorden: een hoge werkdruk. Daarom hebben we binnen het team een specifiek jaardoel opgesteld, gericht op het verbeteren van de productiviteit en efficiëntie op de afdeling. Ik mocht me hierin vastbijten. Het doel was om verschillende projecten daadwerkelijk te implementeren én om knelpunten in onze werkprocessen te signaleren en op te lossen, voor zover die binnen onze eigen invloedssfeer lagen.

Naast het jaardoel waar ik me in mocht verdiepen, hadden we als afdeling nog een vijftal andere doelen. Waarom doen wij dat zo binnen Commercial Motor? Dat antwoord is simpel: FOCUS. Mijn collega Vicky zag dit ook bij alle sportteams op de Olympische Spelen, waar zij vrijwilliger was. Doordat we de focus op onze doelen houden en elkaar de ruimte geven om hiermee bezig te zijn, merken we dat we als team gewoon meer opleveren.

Terug naar ons jaardoel om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Om de knelpunten in het team te identificeren, zijn we in maart 2025 van start gegaan met een brainstormsessie. Samen met collega’s van de verschillende disciplines gingen we het gesprek aan over de processen waar ze dagelijks mee te maken hebben. Daarbij hebben we juist de collega’s die normaal minder met elkaar praten, actief met elkaar laten sparren. Dat leverde waardevolle inzichten op en daarvan licht ik er graag een aantal uit:

Uit de brainstorm kwamen een aantal kleinere knelpunten die simpel opgelost konden worden door met elkaar samen te werken. Zo bleek het bijvoorbeeld handig dat wanneer collega’s het MidCorp‑fleetsegment uitbellen, ze dit doen met hun directe nummer en niet het groepsnummer. Waarom? We merken dat onze klanten sneller opnemen als ze weten wie er belt, en dat ze ook makkelijker terugbellen.

Een andere verbetering was het simpelweg omzetten van pdf-bestanden die we aangeleverd krijgen, naar Excel of CSV-bestanden. Zo kunnen we bijvoorbeeld veel gemakkelijker analyseren waar het probleem zit in een lijst met verkeerd aangeleverde kentekens. Het zijn misschien quick wins, maar in de dagelijkse processen maken ze veel verschil.

Tijdens de sessie werd ook duidelijk dat de underwriters die het MidCorp‑fleetsegment bedienen, offertes en renewals allemaal op een andere manier berekenden. Daarnaast moesten zij vaak dezelfde informatie in verschillende documenten invullen, iets wat veel tijd kostte en als zeer onprettig werd ervaren. Daarom zijn we vorig jaar gestart om met een klein team een offertetemplate op te zetten. Na het in kaart brengen van de wensen hebben we iets ontwikkeld dat het hele proces stroomlijnt: van premieberekening en het opstellen van de offertebrief tot het aanleveren van de checklist voor Operations. Zo hebben we met een klein team toch wel iets heel waardevols neergezet.

Met onze verschillende achtergronden zijn we dan wel een soort ‘samengesteld gezin’ binnen de Allianz familie, maar het maakt ons ook veelzijdig. Een mooi voorbeeld hiervan is wanneer we samen met onze brokers een nieuw contract willen opzetten dat een speciale manier van werken vraagt. Commercial Motor deinst niet terug, sterker nog: omdat we mensen met verschillende skills hebben in het team, kunnen we vaak een oplossing bieden.

Maar zelfs een veelzijdig team heeft niet alle kennis in pacht. Ook wij kunnen niet stil blijven staan in deze wereld waarin AI een steeds grotere rol begint te spelen. Gelukkig hebben we dan weer collega’s op de afdeling die het leuk vinden om zich in AI te verdiepen en zaken hiermee willen verbeteren. Andere collega’s hebben er juist nog wat hulp bij nodig, en dat is ook helemaal oké. Daarom hebben we ook hier een focusdoel van gemaakt voor 2026. Zo enthousiasmeren we elkaar en werken we eraan om het gebruik van AI verder te laten integreren in onze werkwijze. Nog zoiets waarbij een divers team en een helder doel goed van pas komen.

Het is mooi om te zien hoeveel we kunnen bereiken als je mensen de ruimte, focus en back‑up geeft om een doel te bereiken. Want zoals mijn collega Vicky al zei: Alleen met echte focus kun je voor goud gaan—voor elkaar, voor je klant en voor je processen 😉. (Lees sowieso het artikel van onze Chief Teamspirit Officer over welke parallellen er zijn tussen ons werk en de topsport.)