Als je regelmatig iets online koopt, klik je vaak zonder te lezen op ‘ja, ik ga akkoord met de voorwaarden’. Welke voorwaarden zijn dat eigenlijk? Waarom heeft een bedrijf ze? Bestaan ze alleen online? Vragen waar je wellicht niet meteen aan denkt voor je eigen bedrijf. Toch kunnen algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden je leven als ondernemer een stuk makkelijker maken.

Algemene voorwaarden zijn ook wel bekend als leveringsvoorwaarden. Toch is dat niet helemaal hetzelfde. Algemene voorwaarden gaan over alle overeenkomsten met anderen. Leveringsvoorwaarden gaan over de situatie dat je producten of diensten verkoopt of levert. In deze voorwaarden staan letterlijk de voorwaarden waaronder je als ondernemer werkt. Bijvoorbeeld over het betalen van je producten of diensten, maar ook de levertijd. En niet te vergeten hoe het zit met garantie en je aansprakelijkheid. Alle zaken die je wilt afspreken met je klanten. Dat is ook precies de reden dat ze handig zijn. Vaak zullen deze afspraken voor iedere klant gelijk zijn.

Algemene voorwaarden opstellen en hanteren voorkomt dat je steeds opnieuw dezelfde afspraken moet maken. Overigens is het hanteren van algemene voorwaarden niet wettelijk verplicht. Soms stelt een branchevereniging of keurmerk  het wel verplicht om voorwaarden te hebben. Een verzekeraar wil ook graag weten of je over algemene of leveringsvoorwaarden beschikt voor je bedrijfsaansprakelijkheids­verzekering. Het maakt ook daarvoor uit in hoeverre je in de voorwaarden de aansprakelijkheid van je bedrijf beperkt.

In het dagelijkse leven krijg je ook vaak te maken met algemene voorwaarden. Anders dan online merk je er dan een stuk minder van. Bij bijna alle transacties die je online doet, moet je aangeven dat je akkoord gaat met deze voorwaarden. Dat je dat vaak klakkeloos doet als klant, maakt voor een ondernemer niet uit. Als je er als ondernemer maar voor zorgt dat je klant een reële kans heeft om te weten wat er in staat. En dat moet voordat er daadwerkelijk een overeenkomst of koop is. Maar het kan op veel manieren: gewoon overhandigen of zorgen voor een link (let er wel op dat je klant de voorwaarden kan downloaden en opslaan). Het belangrijkste is dat je klant weet dat ze er zijn, dat ze van toepassing zijn en waar ze te vinden zijn.

In principe ben je als ondernemer vrij om zelf je algemene voorwaarden op te stellen. Toch mag je niet zomaar alles in de voorwaarden zetten. Bijvoorbeeld niet dat alle risico’s bij je klant liggen. Zeker als je zaken doet met consumenten is dat belangrijk. In de wet zijn daarom twee lijsten opgenomen:

• Een zwarte lijst: hierop staan bepalingen die je sowieso nooit mag opnemen in je algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld dat je als klant een koop alleen ongedaan mag maken via de rechter.
• Een grijze lijst: deze bepalingen mogen soms wel, omdat ze onredelijk kúnnen zijn. Een voorbeeld daarvan is een opzegtermijn voor consumenten van langer dan 3 maanden.

Er zijn veel voorbeelden te vinden van algemene voorwaarden die als inspiratie kunnen dienen, bijvoorbeeld van een branchevereniging. Het staat je ook vrij om zelf voorwaarden op te stellen. Denk dan in ieder geval aan deze onderwerpen:

• Offertes: is een offerte vrijblijvend, binnen hoeveel tijd wil je weten of iemand akkoord gaat?
• Levertijd: binnen hoeveel tijd lever je normaal gesproken, wat als dat niet kan door overmacht?
• Betaling: denk hierbij aan de betalingstermijn, eventuele incassokosten als er niet betaald wordt en de rente.
• Eigendom: wanneer gaat het eigendom over op de koper? (Meestal pas na betaling.)
• Garantie: welke garantie geef je op je product of dienst en welke voorwaarden gelden daarvoor?
• Klachten en geschillen: hoe ga je daarmee om, wat kan je klant verwachten?
• Aansprakelijkheid: bijvoorbeeld een beperking van je aansprakelijkheid, de hoogte van een eventuele schadevergoeding. En het is verstandig om dit af te stemmen op je bedrijfsaansprakelijkheids­verzekering

Je kunt je voorwaarden ook op laten stellen door een advocaat of jurist. En er zijn veel mogelijkheden om ze te laten controleren, bijvoorbeeld via je rechtsbijstandsverzekeraar.