Zakelijk videobellen: 9 tips voor een professionele uitstraling

26-05-2020
Leestijd: 2 min

Hoe de 1,5-meter-economie of het ‘nieuwe normaal’ eruitziet, moet nog blijken. Maar voor iedereen die nu thuis moet werken, zal de oude manier van werken – met fysieke afspraken en vergaderingen – nog wel even op zich laten wachten. Of de oude manier keert misschien helemaal niet terug. Inmiddels zijn veel bedrijven overgegaan op videoconferencing of videobellen met collega’s, klanten of partners. Bij zakelijk videobellen zijn er wel wat regels en afspraken nodig, een etiquette voor videobellen. Hier vind je 9 tips voor zakelijk videobellen.

Er zijn verschillende programma’s waarmee je kunt videobellen en overleggen met klanten, opdrachtgevers en collega’s. Populair zijn applicaties als Skype, WhatsApp, Microsoft Teams, Zoom en Google Hangouts. Maar, hoe goed de applicatie ook is, er blijven altijd privacy- en veiligheidsrisico’s. Voorkom daarom het uitwisselen van vertrouwelijke informatie via deze tools en apps. 

1. Bereid je voor
   Test voordat je een videovergadering ingaat of alles het doet. Heb je een actieve inbreng zoals een presentatie, zorg er dan voor dat je die hebt voorbereid.
2. Wees op tijd
   Wees – net als bij een gewone afspraak – op tijd. Je laat je klant, opdrachtgever of collega niet wachten.
3. Zoek een rustige werkplek
   Zorg voor een afgesloten, rustige en opgeruimde omgeving en achtergrond. Vertel je huisgenoten dat je niet gestoord wilt worden.
4. Zorg voor een professionele uitstraling
   Kleed je aan zoals je ook naar je werk zou gaan. Zo blijf je zakelijk, professioneel en respectvol naar je klant, opdrachtgever of collega.
5. Gebruik de juiste uitrusting
   Gebruik een headset of oordopjes met mute-knop.
6. Ga goed in beeld zitten
   Zorg dat je goed in beeld bent en zorg voor goede belichting, bij voorkeur voor natuurlijk licht. Zit tijdens de vergadering niet aan je gezicht.
7. Blijf bij de les
   Houd je aandacht bij de vergadering en ga niet multi-tasken. Uit den boze: eten, je haar doen, communiceren of appen met anderen, achtergrondmuziek.
8. Stel een gespreksleider aan
   Stel bij een groepsmeeting een gespreksleider aan. De gespreksleider legt voor de vergadering de spelregels uit. Dus wie het woord voert, de microfoon aanzet, welke gebaren gebruikt worden.
9. Sluit de vergadering
   Sluit de vergadering af en herinner de deelnemers eraan het programma af te sluiten. Je wilt immers niet dat dat deelnemers na afloop van de videoconferencecall voor anderen in beeld blijven.

Tot zover deze tips voor zakelijk videobellen. Moet je door de coronamaatregelen vanuit huis werken? Bekijk dan ook onze tips voor gezond thuiswerken.