Verstoringen in de keten komen de laatste jaren steeds vaker voor. Je herkent ze vast wel: tekorten aan onderdelen, chips en grondstoffen, vertragingen in het transport, langere levertijden en lockdowns in productielanden. Daarnaast heb je te maken met grilliger klantgedrag, piekdruktes, seizoensinvloeden en zelfs weersinvloeden. En op al dit soort bewegingen moet jij zo goed mogelijk kunnen inspelen. Speel je op zeker, dan koop je meer in ook al weet je dat voorraad geld kost. Maar ‘nee’ verkopen wil je niet. Dus ontkom je er soms niet aan om de voorraad in je magazijn te vergroten. Daarmee verlaat je je vuistregels zoals de 20-80-regel of de ABC-analyse. Dat is een gecalculeerde gok. Want je kent ook de andere wijsheden: hoe groter je voorraad, hoe minder cash én hoe groter je risico. Mogelijk heb je wat aan onze tips om je voorraad verantwoord te beheren.
Hoe kun je als groothandel je voorraad optimaal beheren?
De groothandel is van oudsher sterk in het afstemmen van de voorraad op de (verwachte) vraag. Dat is een voortdurende puzzel en het vereist veel inzicht en marktkennis van jou als ondernemer of vestigingsmanager. Aan de vraagkant groeit het aantal kanalen en verwachten je klanten nog meer keuze, nog meer gemak én nog snellere levering. En aan de aanbodkant kampt de keten regelmatig met verstoringen. Voor jou is het de kunst om goed te balanceren én efficiënt in te kopen: je wilt niet met ‘dode’ voorraad blijven zitten, maar je wilt wel altijd kunnen leveren.
Voorraad in balans
Lopen de voorraden op? Dan is het opletten geblazen in je magazijn. Zet goederen direct op hun plaats en voorkom dat ze in gangpaden, de technische ruimte of de vluchtwegen worden gezet. En begin bij het begin, bij de basis. Zorg voor orde en netheid. Waarom? Simpel! Het is bewezen dat je beter presteert in een nette, schone en goed onderhouden omgeving. Ook is het risico op ongevallen kleiner als er geen obstakels in de weg liggen. Check dus in de aanloop naar een piekmoment je magazijn op rondslingerende goederen, verpakkingen, pallets en afval. Dat doe je ook na zo’n drukte, want juist dan heerst er vaak wanorde. Het is ook hét moment voor een stevige schoonmaakbeurt en een controle op de voorraden.
Tijdens de risico-inspecties die onze technische inspecteurs bij klanten uitvoeren zien we vaak nog zaken die niet in een magazijn thuishoren, zoals fietsen, brommers, afgedankte kantoormeubelen of losse gereedschappen. Ook komen we wel eens (stiekeme) rookplekken in het magazijn tegen.
Goed magazijnbeheer vertaalt zich ook in verstandig stapelen. Zet stellages bijvoorbeeld niet te vol en stapel niet te hoog. Kijk kritisch hoe gestapeld wordt: plaats de goederen stabiel en recht in de juiste stellingen en rekken. Door verstandig te stapelen verlaag je de kans dat goederen vallen bij het uithalen, voorkom je gevaarlijke situaties met medewerkers en verklein je het risico op beschadiging van goederen. Let daarbij ook op welke goederen je waar plaatst. Gebruik daarbij de bekende methodes: A-B-C of LIFO/FIFO en voorkom dat er ‘slow movers’ bovenop ‘fast movers’ staan. Zo voorkom je onnodige extra handelingen en verminder je het risico op beschadiging en risicovolle situaties.
Bij een schademelding constateerde onze schade-expert dat het magazijn vol stond met oude en ongeschikte stellingen. Het was een wonder dat er nog geen persoonlijke ongelukken waren geweest.
Hoog stapelen lijkt efficiënt, maar te hoog stapelen wijst op ruimtegebrek. Laat de stellages niet te hoog worden en voorkom dat het hoog stapelen een extra risico oplevert bij het orderpicken of het uit het schap halen. Let daarbij ook op het draagvermogen van de stellingen. En hou ten minste één meter ruimte tussen de bovenste goederen en de sprinklerinstallaties. De reikwijdte van sprinklers kan door te hoog stapelen aanmerkelijk beperkt worden.
In magazijnen die volledig geautomatiseerd zijn, is hoog stapelen meestal geen probleem. Maar zodra er mensen aan te pas komen, moet de hoogte een aandachtspunt zijn. Voor de veiligheid op de werkvloer en om schade te voorkomen.
Hou je stellages in ‘nieuwstaat’. Een stelling die ooit is aangereden door een vorkheftruck kan inmiddels instabiel zijn. Controleer periodiek de stellages op doorhangen en check de verankering op gebreken. Gebruik die stellingen niet totdat de gebreken verholpen zijn. En zorg ervoor dat je medewerkers eventuele aanrijdingen direct bij je melden. Neem dit ook mee in de opleiding van je heftruckchauffeurs.
En loopt er achter je stellingen een looproute? Beveilig de stellingen dan met doorvalbeveiligingen. Dit is ook in lijn met de arboregels en NEN-normen. Een doorvalbeveiliging bestaat uit een metalen gaasachterwand over de hoogte en breedte van de stelling. Dankzij de achterwand kan een doos of pallet niet over de rand van de stelling geduwd of geschoven worden en op een passant vallen.
Helaas constateren wij nog te vaak onveilige situaties in magazijnen. Dat loopt uiteen van het ontbreken van duidelijke instructies voor het gebruik van de vorkheftruck tot het niet naleven van de arboregels en zelfs onbekendheid met de Arbowet.
Heb je te maken met zware goederen, materialen of pallets? Zet die dan onderaan in het schap. Hiermee beperk je druk op je magazijnstellingen en verlaag je het valrisico bij het uithalen uit de stelling.
Hoewel het magazijnbeheer in Nederland sterk geprofessionaliseerd is en vooroploopt in Europa, zien we toch nog regelmatig ondeugdelijke en gevaarlijke stapelconstructies. Soms wordt een ordeningsmethode ook te strak gehanteerd, zoals de ABC-methode. Die werkt perfect als alle goederen gelijk zouden zijn. Maar dat is niet zo.
Als ondernemer of bedrijfsleider in de groothandel zijn je voorraden je werkkapitaal. En daarmee loop je risico’s, zoals schade of verlies door brand, inbraak of water. Je kunt dit soort risico's verzekeren met de Allianz Inventaris- en goederenverzekering.
Onafhankelijke blik
Wil je je voorraadbeheer optimaliseren? Qua netheid, veiligheid en risicobeheer? Bel je verzekeringsadviseur voor een gedegen advies voor jouw specifieke situatie. Of neem contact op met een adviseur bij jou in de buurt. Door de ogen van een ander, zeker die van een expert, krijg je een beter beeld van jouw bedrijfsveiligheid.