5 tips voor het perfecte time management systeem

|

Mails beantwoorden, website updaten, offerte afmaken, social media checken, kinderen van school halen en afspraken aflopen. Herkenbaar? Het leven van een ondernemer is één grote takenlijst. Er lijkt soms zelfs geen einde aan je takenlijst te komen. Streep je een taak af, dan komt er weer een andere taak bij. We zijn tegenwoordig allemaal druk, druk, druk. Bij veel ondernemers leidt dit tot stress. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de takenlijst weer onze vriend wordt? Wil je de takenlijst als tool gebruiken om ons werk te verrichten in plaats van een briefje waar we stress van krijgen? Lees hieronder mijn 5 tips!

Blog

1. Zorg voor één systeem waarop je kunt vertrouwen

Aldus Björn Deusings, gast uit de podcastserie. Hij vertelde mij dat één werkend, betrouwbaar systeem het allerbelangrijkste is om goed te kunnen werken met een takenlijst. Ook Mark Tigchelaar, gast uit de podcast over 24 uur aan staan, vertelde: “Je hersenen zijn er niet voor gemaakt om dingen te onthouden.” Het is dus van belang dat we één systeem hebben waarin we ALLES opschrijven wat we moeten doen. Grote taken, kleine taken, minitaakjes, onbenullige taakjes, werktaken & privétaken, enzovoorts. Eén systeem betekent niet per se dat je maar 1 takenlijst mag hebben. Als jij werk en privé op een aparte lijst wilt zetten dan kan dat natuurlijk, maar zorg dat die twee lijsten behoren tot één systeem dat voor jou werkt en overzicht geeft (bijvoorbeeld dat ze allebei gekoppeld zijn aan jouw telefoonagenda). Ik heb zelf een agenda en een weekplanner. In mijn agenda staan mijn afspraken met anderen of met mezelf. Hierin zet ik alle activiteiten die meer dan 30 minuten duren. Op mijn weekplanner deel ik aan het begin van iedere week de week in: met agendapunten en met alle andere taken. Dan weet ik wat me elke week te doen staat. Voor privé en werk gebruik ik dezelfde agenda. Dit loopt immers zo nauw in elkaar over dat ik dat een stuk overzichtelijker vindt dan twee aparte agenda’s.

Eén systeem hebben is niet voldoende. Je moet het natuurlijk ook gaan gebruiken. Dit kost in het begin tijd en moeite, maar het levert je daarna veel tijd en energie op. Probeer jezelf dus een maand lang iedere dag ertoe te zetten om je systeem op orde te houden. Gewoontes kunnen we onszelf aanleren, dus maak er een gewoonte van.

2. Maak een realistische planning

Het maken van een realistische planning blijkt een enorme uitdaging. We zijn er heel goed in om taken en activiteiten korter in te schatten dan ze daadwerkelijk zijn. Dat is niet erg, maar zorg dat je er continu van leert. Houd dus bij hoelang afspraken duren en houd hier de volgende keer weer rekening mee. Ik plan dagelijks 1 uur in om mijn e-mails te beantwoorden. Dit is dus een agendataak voor mij want dit kost mij meer dan 30 minuten. Hier kom ik dan ook structureel aan toe. Voorheen schreef ik op mijn takenlijst: e-mails beantwoorden. Met als gevolg dat ik achter de feiten aanliep, omdat dit altijd langer duurde dan ik zou willen.

3. Maak een verdeling tussen ingewikkelde en makkelijke taken

Zorg ervoor dat je weet welke taken gemakkelijk zijn en voor welke taken je volledige focus en energie nodig hebt. Maak hier een verdeling in die voor jou werkbaar is. Onderzoek wijst uit dat bij de meeste mensen hun hersenen in de ochtend scherper zijn en beter in staat zijn zich te focussen dan in de middag. Plan dus de lastige taken in de ochtend. Dingen zoals e-mails beantwoorden of pakketjes op de bus doen, kunnen prima wachten tot in de middag.

4. Zet ook de terugkerende taken in je systeem

Alles wat je op een dag doet, kost tijd en moet dus in je systeem verwerkt staan. Maak je dagelijks een ommetje door het park van 30 minuten? Zet het in je agenda. Wil je drie keer per week sporten? Zet het in je agenda. Wil je dagelijks de brievenbus checken? Zet het op je takenlijst! Alles wat je wilt doen kost tijd en alles moet dus opgeschreven worden, ook de dingen die je privé doet. Anders komen die eronder te lijden dat je ze niet opgeschreven hebt. Vink vervolgens ook alles af wat je hebt gedaan. Dit geeft een bevredigend gevoel en zorgt ervoor dat je aan het eind van de dag met een goed gevoel de werkdag afsluit.

5. Maak bewuste keuzes

Kies bewust wat je wel wilt doen en wat je niet wilt doen. Er zitten maar 24 uur in een dag. Er zitten maar 7 dagen in een week. En je hebt maar één leven. Kies dus bewust waar jij je kostbare tijd in wilt stoppen. Besteed taken uit die je niet kunt of absoluut niet wilt doen. Dat bespaart je veel tijd en frustratie én levert je positieve energie op. Druk zijn is een keuze. Productief zijn ook.

Over Judith Noordzij en Allianz

Judith Noordzij en Allianz zijn onder de noemer ‘Judith goes all-in’ de uitdaging aangegaan om ondernemend Nederland meer bewustzijn bij te brengen over het belang van een goede balans tussen ondernemen, ontspannen en mentale en fysieke gezondheid. Met blogs, podcasts en video’s bieden zij ondernemers informatie en inspiratie. Wil je meer weten? Ontdek het hier